Fokus Arbeitsrecht 1. Quartal 2025

Das Arbeitsrecht bleibt in Bewegung und die laufenden Koalitionsverhandlungen zwischen CDU/CSU und SPD versprechen weitere spannende Entwicklungen. Dabei lassen sich für das Arbeitsrecht erste Schwerpunkte erkennen: Die Flexibilisierung der Arbeitszeit, eine mögliche Anhebung des Mindestlohns sowie Maßnahmen zur Stärkung der Tarifbindung stehen im Mittelpunkt der Diskussionen. Doch was davon letztlich im Koalitionsvertrag landet – und noch wichtiger, was tatsächlich umgesetzt wird – bleibt abzuwarten.

Auch die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet weiter voran. Ein zentrales Thema bleibt die Verarbeitung personenbezogener Daten in HR-Prozessen, erst recht vor dem Hintergrund des verstärkten Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind, zeichnet sich zunehmend durch erste gerichtliche Entscheidungen ab.

In der ersten Ausgabe unseres Fokus Arbeitsrecht in diesem Jahr stellen wir Ihnen wie gewohnt die praxisrelevantesten arbeitsrechtlichen Entscheidungen vor. Außerdem bieten wir in unserer neuen Rubrik „HR neu denken!“ praxisnahe Impulse für moderne Personalarbeit. Den Auftakt macht ein hochrelevantes Thema: die rechtskonforme Zustellung einer Kündigung

1. Rechtsprechung

1.1 Beweiswert einer im Nicht-EU-Ausland ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

1.2 Vergütungsanspruch des freigestellten Arbeitnehmers während der Kündigungsfrist

1.3 ​​​​​Schadensersatz bei verspäteter Zielvorgabe 

1.4 DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Betriebsvereinbarungen auf dem Prüfstand

1.5 ​Stärkung der Tarifautonomie: Ungleiche Nachtzuschläge nicht per se gleichheitswidrig

1.6 Konzernweiter Fragebogen zur Ermittlung von Interessenkonflikten

1.7 Digitale Entgeltabrechnung – Bundesarbeitsgericht schafft Klarheit
 

2.HR neu denken! – Stolperfalle Kündigungszugang

1. Neue Rechtsprechung
 

1.1 ​Beweiswert einer im Nicht-EU-Ausland ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der grundsätzlich hohe Beweiswert einer im Ausland ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („AUB“) ist erschüttert, wenn für sich unverfängliche Aspekte im Rahmen der gebotenen Gesamtbetrachtung ernsthafte Zweifel am Beweiswert der Bescheinigung begründen (BAG, Urt. v. 15.01.2025 – 5 AZR 284/24).

Der klagende Arbeitnehmer verbrachte seinen Urlaub in Tunesien. Zwei Tage vor dem Ende des Urlaubs informierte er seine Arbeitgeberin mit E-Mail vom 07.09.2022, dass er bis zum 30.09.2022 krankgeschrieben sei. Dazu legte er eine von einem tunesischen Arzt ausgestellte AUB vor. Die AUB verordnete aufgrund „schwerer Ischiasbeschwerden“ 24 Tage strenge häusliche Ruhe, sodass der Arbeitnehmer sich weder habe bewegen noch reisen dürfen. Bereits am 08.09.2022 buchte er die Rückreise nach Deutschland für den 29.09.2022. Der Arbeitnehmer hatte bereits in den Vorjahren im Anschluss an seinen Jahresurlaub in Tunesien AUB vorgelegt. Die Arbeitgeberin verweigerte die Entgeltfortzahlung.

Das BAG hielt den Beweiswert der AUB nach wertender Gesamtbetrachtung aller Aspekte für erschüttert und verwies die Sache zwecks weiterer Feststellungen zur krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit an das LAG München zurück.

Der AUB kommt aufgrund der normativen Vorgaben des Entgeltfortzahlungsgesetzes („EFZG“) ein hoher Beweiswert zu. Nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG reicht die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung i. S. d. § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG, um dem Arbeitgeber das Zurückbehaltungsrecht für die Vergütung zu entziehen. Diese gesetzgeberische Wertentscheidung strahlt auf die beweisrechtliche Würdigung aus. Dies gilt grundsätzlich auch für außerhalb der EU ausgestellte Bescheinigungen, wenn der ausländische Arzt zwischen einer bloßen Erkrankung und einer Arbeitsunfähigkeit infolge der Krankheit unterscheidet.

Die Vorinstanz habe die einzelnen Aspekte bei der Würdigung der angezweifelten tatsächlichen Umstände lediglich isoliert betrachtet und die rechtlich gebotene Gesamtbetrachtung unterlassen. Hierbei müsse zwingend berücksichtigt werden, dass der tunesische Arzt eine mehr als dreiwöchige Arbeitsunfähigkeit ohne Wiedervorstellungstermin bescheinigte, der Arbeitnehmer bereits einen Tag nach der attestierten Notwendigkeit zur häuslichen Ruhe die Rückreise für den 29.09.2022 plante und diese auch antrat. Der Arbeitnehmer habe zudem bereits in den Jahren 2017 bis 2020 dreimal unmittelbar nach seinem Urlaub eine AUB vorgelegt. Dies begründe in der Gesamtschau erhebliche Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, sodass der Beweiswert der ausländischen AUB erschüttert sei. Der Arbeitnehmer trage in der Folge die volle Darlegungs- und Beweislast für das Bestehen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit.

Das BAG führt seine Rechtsprechung zum Beweiswert von AUB konsequent fort und misst der zeitlichen Koinzidenz zwischen Urlaub und anschließender Arbeitsunfähigkeit hohe Bedeutung bei (siehe bereits BAG, Urt. v. 20.02.1985 – 5 AZR 180/83). Diese Grundsätze sind jedoch nicht auf die „eigenmächtige Verlängerung“ des Urlaubs beschränkt. Zuletzt hatte das BAG ernstliche Zweifel am Vorliegen einer Krankheit auch bei der passgenauen Dauer der AUB (inkl. Folgebescheinigungen) für die Zeit bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses angenommen (BAG, Urt. v. 13.12.2023 – 5 AZR 137/23).

Arbeitgeber sollten AUB daher dringend auf einen engen zeitlichen Zusammenhang zu Abwesenheitszeiten prüfen. Ernstliche Zweifel an einer Erkrankung können aufkommen, wenn Arbeitnehmer – neben der zeitlichen Koinzidenz – wiederholt innerhalb eines kurzen Zeitraums Krankheitstage im Zusammenhang mit Urlaubs-, Brücken- oder Feiertagen aufweisen.

Moritz Coché und Marko Vraetz

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1.2 ​​​​​​Vergütungsanspruch des freigestellten Arbeitnehmers während der Kündigungsfrist

Freigestellte Arbeitnehmer müssen sich innerhalb der Kündigungsfrist nicht immer um eine neue Beschäftigung bemühen, um ihren Vergütungsanspruch zu sichern. Dies entschied das BAG jüngst in seinem Urteil v. 12.02.2025 – 5 AZR 127/24. Der Streit um die Frage, welchen Aufwand Arbeitgeber betreiben müssen, um böswillig unterlassene Einkünfte der Arbeitnehmer anrechnen zu können, geht damit in die nächste Runde.

In dem zugrundeliegenden Fall hatte die Beklagte den Kläger unwiderruflich freigestellt. Wohl mit dem Ziel, Annahmeverzugslohn während der Kündigungsfrist zu sparen, schickte die Beklagte dem Kläger innerhalb von zwei Monaten 43 von Jobportalen oder Unternehmen online gestellte Stellenangebote zu, die nach ihrer Einschätzung für den Kläger in Betracht gekommen wären. Das BAG meinte, dass der Kläger nicht verpflichtet gewesen sei, vor Ablauf der Kündigungsfrist zur finanziellen Entlastung der Beklagten ein anderweitiges Beschäftigungsverhältnis einzugehen und daraus Verdienst zu erzielen. Aus Sicht des BAG war es der Beklagten nämlich nicht unzumutbar gewesen, den Kläger während der Kündigungsfrist zu beschäftigen. Wenn es also für die Freistellung keine zwingenden Gründe gibt, muss der Arbeitnehmer auch keine gesteigerten Anstrengungen unternehmen, um anderweitigen Erwerb zu erzielen.

Durch diese Entscheidung verschaffte das BAG mehr Klarheit in einer häufig auftretenden Problematik im Zusammenhang mit der Freistellung gekündigter Arbeitnehmer. Die Besonderheit dieses Falles lag jedoch darin, dass es sich um einen Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers innerhalb der ordentlichen Kündigungsfrist handelte. Das BAG hat deutlich gemacht, dass hier wohl nur dann eine Anrechnung böswillig unterlassenen Erwerbs erfolgen kann, wenn eine Beschäftigung während der Kündigungsfrist ausscheiden sollte (z.B. wäre so etwas bei einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung denkbar).

Nach Ablauf der Kündigungsfrist dürften wiederum andere Spielregeln gelten. Das BAG hatte ein Jahr zuvor deutliche Hinweise gegeben, unter welchen Voraussetzungen bei langfristigen Freistellungen eine Anrechnung in Betracht käme (vgl. BAG v. 24.01.2024 – 5 AZR 331/22). Unter anderem muss seitens der Arbeitnehmer eine gewisse Eigeninitiative und Bereitschaft vorliegen, Stellenangebote ernsthaft zu prüfen.

Arbeitgeber werden also künftig zwischen der laufenden Kündigungsfrist und der Zeit „danach“ unterscheiden müssen: Während der Kündigungsfrist werden wohl nur in Ausnahmen Anrechnungstatbestände geschaffen werden können. Spannend wird es im Anschluss daran: Gerade bei länger laufenden Kündigungsschutzprozessen lohnt es sich, den Arbeitsmarkt zu analysieren und potenzielle Stellen nicht nur zu dokumentieren, sondern dem Arbeitnehmer aktiv Stellenangebote zuzusenden. Zudem sollten Arbeitnehmer zur Auskunft über ihre Vermittlungsbemühungen aufgefordert werden.

So oder so ist klar: Die Anrechnung böswillig unterlassenen Erwerbs ist und bleibt eine „Fleißaufgabe“ für Arbeitgeber, die einen aussichtsreichen Arbeitsmarkt, eine lückenlose Dokumentation und viel Sorgfalt erfordert. Das Urteil des BAG hat zudem verdeutlicht, dass eine solche Anrechnung in der Praxis künftig wohl erst nach dem Ende der Kündigungsfrist erfolgversprechend sein kann. 

Dr. Alexander Willemsen

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1.3 Schadensersatz bei verspäteter Zielvorgabe

Variable Vergütungssysteme sind ein beliebtes Mittel zum Anreiz der Leistung und Motivation von Mitarbeitenden und basieren regelmäßig auf Zielvorgaben, die zu Jahresbeginn vom Arbeitgeber festgelegt werden. Doch was passiert, wenn der Arbeitgeber die Ziele verspätet festlegt? Das in der Praxis lang ersehnte Urteil des BAG zeigt, welche Risiken dies für Arbeitgeber birgt und worauf Sie achten sollten.

In dem zu entscheidenden Fall des BAG hatte ein Arbeitnehmer einen vertraglichen Anspruch auf eine variable Vergütung, deren Berechnung von einer jährlichen Zielvorgabe abhing. Laut Betriebsvereinbarung sollte die Zielvorgabe bis zum 01.03. eines Jahres erfolgen. Allerdings teilte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erst im Oktober die Unternehmensziele mit. Eine Definition der individuellen Ziele erfolgte gar nicht. Hierzu hatte der Arbeitgeber lediglich im September Führungskräften – darunter auch der Arbeitnehmer – mitgeteilt, für die individuellen Ziele werde von einem durchschnittlichen Zielerreichungsgrad von 142 % ausgegangen. Der Arbeitnehmer klagte auf Schadensersatz, nachdem er die an ihn ausgezahlte variable Vergütung für zu gering erachtete.

Das BAG sprach dem Arbeitnehmer den begehrten Schadensersatz zu und stellte klar, dass der Arbeitgeber seine Pflicht zur rechtzeitigen Zielvorgabe schuldhaft verletzt hat (BAG vom 19.02.2025 – 10 AZR 57/24). Eine verspätete Zielsetzung könne, wenn das Kalenderjahr derart fortgeschritten sei, ihre Motivations- und Anreizfunktion nicht mehr erfüllen. Demnach sei eine nachträgliche gerichtliche Leistungsbestimmung ausgeschlossen. Es käme nur noch ein Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers in Betracht. Zudem liege kein Mitverschulden des Arbeitnehmers vor, da die Initiativlast für die Zielvorgabe ausschließlich beim Arbeitgeber liege. Für den Schadensersatzanspruch sei die Höhe des Schadens nach § 287 Abs. 1 ZPO zu schätzen. Dabei nahm das BAG an, dass der Kläger bei einer rechtzeitigen Zielvorgabe die Unternehmensziele zu 100 % und die individuellen Ziele entsprechend dem Durchschnittswert von 142 % erreicht hätte.

Die Entscheidung des BAG zeigt insbesondere, dass nicht nur die verspätete Mitteilung der individuellen Ziele, sondern auch der Unternehmensziele, einen Schadensersatzanspruch begründen kann. Demnach kann sich der Arbeitgeber in der Regel nicht darauf berufen, der Arbeitnehmer hätte im Zweifel ohnehin keinen Einfluss auf die Erfüllung der Zielvorgabe.

Nachfolgende Punkte sollten bei der Festsetzung von Zielen beachtet werden:

• Arbeitgeber sollten Zielvorgaben nicht auf die lange Bank schieben.
• Eine strukturierte und rechtzeitige Vorgehensweise minimiert das Risiko teurer Schadensersatzforderungen. Vor diesem Hintergrund sollten die Ziele möglichst früh festgelegt werden.
• Sofern der Arbeitgeber für die Zielvorgaben eine konkrete Frist vorgesehen hat, sollte deren Einhaltung durch hinreichende Kontrollmechanismen sichergestellt werden.
• Arbeitgeber müssen auf eine klare Kommunikation und Formulierung der Ziele achten und die Mitteilung ausreichend dokumentieren.

• Dass das BAG bei verspäteter Zielvorgabe im Zweifel von einer vollständigen Zielerreichung und entsprechendem Schadensersatz des Arbeitnehmers ausgeht, gibt zudem Anlass, Anpassungen der variablen Vergütungssysteme vorzunehmen. So könnte beispielsweise überlegt werden, die Zielerreichungswerte entsprechend anzupassen, um zu verhindern, dass wie hier, eine Zielerreichung von 142 % geschuldet ist.

Katharina Schäffer & Fatoumata Kaba

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1.4 DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Betriebsvereinbarungen auf dem Prüfstand 

Der EuGH hat sich Ende des letzten Jahres mit der Frage befasst, ob Beschäftigtendaten alleine auf der Grundlage von Betriebsvereinbarungen verarbeitet werden dürfen. Der EuGH setzte bei seiner Entscheidung ein klares Signal für den Datenschutz – die Vorgaben der DSGVO sind in jedem Fall einzuhalten. Das Urteil stellt weitere strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext.

Mit Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23 entschied der EuGH über die Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten auf der Grundlage einer Betriebsvereinbarung. Ein Arbeitnehmer klagte gegen seinen Arbeitgeber, weil dieser Daten in ein cloudbasiertes System überführte. Der Arbeitnehmer argumentierte, dass diese Verarbeitung weder erforderlich noch durch die Betriebsvereinbarung gedeckt sei.

Der EuGH stellte klar, dass nationale Vorschriften, die eine Datenverarbeitung auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulassen (z.B. § 26 Abs. 4 BDSG), nicht nur die Anforderungen aus Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllen müssen, sondern auch die allgemeinen Datenschutzgrundsätze der DSGVO, insbesondere Art. 5 - Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten, Art. 6 - Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und Art. 9 - Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

Zudem betonte der EuGH, dass Betriebsparteien zwar einen gewissen Spielraum bei der Festlegung der „Erforderlichkeit“ einer Verarbeitung personenbezogener Daten haben, dieser jedoch einer umfassenden gerichtlichen Kontrolle unterliegt. Eine Kollektivvereinbarung könne dabei die strengen Anforderungen der DSGVO nicht umgehen.

Die Entscheidung überrascht auf den ersten Blick nicht wirklich. Der EuGH hat auch in einer früheren Entscheidung festgehalten, dass die DSGVO das Maß aller Dinge ist (vgl. EuGH vom 30.03.2023, Az. C-34/21 zur Europarechtswidrigkeit von § 23 Abs. 1 S. 1 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz, der wortgleich mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG ist). Auch in der Praxis ist in den meisten Betriebsvereinbarungen, welche Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, hinreichend klar, dass die Verarbeitung solcher Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen erforderlich ist und mithin die Rechtmäßigkeit nach Art. 6 Abs. 1 b) DGSVO gegeben. Ganz allgemein: Datenverarbeitung in Betriebsvereinbarungen zu Personalwirtschaftssystemen, zu Office Produkten etc.

Zwei entscheidenden Punkten werden sich Unternehmen nach dieser Entscheidung aber widmen müssen:

• Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. biometrische Daten, Schwerbehinderung) stellte eine Betriebsvereinbarung bislang den „leichteren Weg“ dar, die Verarbeitung solcher Daten zu rechtfertigen. Die Regelung in einer Betriebsvereinbarung mit der Deckung des § 26 Abs. 4 BDSG wurde häufig als einfacher erachtet. Hier greifen nun die strengeren Maßstäbe von Art. 9 DSGVO. Insoweit müssen Unternehmen, die derzeit besondere Kategorien personenbezogener Daten ausschließlich auf der Basis von Betriebsvereinbarungen verarbeiten, die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen prüfen. Dieses betrifft bspw. Betriebsvereinbarungen zu biometrischen Zugangskontrollsystemen.

• Die Verhandlungen zum Abschluss von Betriebsvereinbarungen zu datenverarbeitenden IT-Systemen werden weitere Zeitaufwände auslösen. Betriebsräte werden allgemeine datenschutzrechtliche Darstellungen nicht akzeptieren. Zur datenschutzrechtlichen Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung ist neben einer Rechtsgrundlage auch eine konkrete Zweckbindung der Daten sowie ein dezidiertes Löschkonzept darzulegen. 

Annabelle Marceau und Jörn Kuhn

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1.5 ​​​​​Stärkung der Tarifautonomie: Ungleiche Nachtzuschläge nicht per se gleichheitswidrig

Das BVerfG weist die Rechtsauffassung des BAG entschieden zurück, wonach die Differenzierung zwischen verschiedenen Arten von Nachtzuschlägen den allgemeinen Gleichheitsgrundsatz verletzt. Der Beschluss zieht klare Grenzen gerichtlicher Kontrolle im Bereich der Tarifautonomie und stärkt damit nachhaltig den Gestaltungsspielraum der Tarifparteien.

Das BVerfG hatte in seinem Beschluss vom 11.12.2024 – 1 BvR 1109/21, 1 BvR 1422/23 – über die Verfassungskonformität tarifvertraglicher Nachtzuschläge zu befinden. In Frage standen die unterschiedlich festgelegten Zuschläge für (sporadische) Nachtarbeit i. H. v. 50 % und (regelmäßige) Nachtschichtarbeit i. H. v 25 %. Das BAG sah in dieser Differenzierung eine Verletzung des allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatzes aus Art. 3 Abs. 1 GG.

Im Ausgangpunkt erklärte auch das BVerfG, dass die Tarifvertragsparteien bei der Tarifnormsetzung den Grundsatz der Gleichbehandlung aus Art. 3 Abs. 1 GG zu beachten haben. Zugleich betont das BVerfG den Stellenwert der – als Teil der gem. Art. 9 Abs. 3 GG garantierten Koalitionsfreiheit – ebenfalls verfassungsrechtlich geschützten Tarifautonomie. In deren Kernbereich bestehe für die Tarifvertragsparteien ein Einschätzungs-, Wertungs- und Gestaltungsspielraum. Dessen Schutz fordert eine Begrenzung der gerichtlichen Überprüfbarkeit auf eine Willkürkontrolle. Tarifnormen, die den Kernbereich der Arbeits- und Wirtschaftsbedingungen regeln und keine offensichtliche Benachteiligung von Minderheiten erkennen lassen, unterliegen daher nur dieser eingeschränkten gerichtlichen Prüfung.

In Anwendung dieses Maßstabs hielt das BVerfG die streitgegenständlichen Zuschlagsregelungen nicht für willkürlich. Die Unterscheidung zwischen Nachtarbeit und Nachtschichtarbeit basiert auf sachlich einleuchtenden Gründen, insbesondere den unterschiedlichen sozialen Belastungen, der finanziellen Mehrbelastung für den Arbeitgeber sowie dem tarifpolitischen Ziel, Anreize für Nachtarbeit zu schaffen.

Das BVerfG stellte zudem klar, dass die vom BAG reflexhaft angenommene „Anpassung nach oben“ der Nachtzuschläge einen Eingriff in die durch Art. 9 Abs. 3 GG geschützte Tarifautonomie darstellt. Selbst im Falle einer angenommenen Gleichheitswidrigkeit wären die Tarifvertragsparteien zuständig, diese zu beheben. Sowohl für zukünftige tarifliche Regelungen als auch für die rückwirkende Korrektur bestehender Vereinbarungen, hätte zunächst den Tarifvertragsparteien Gelegenheit gegeben werden müssen, eine einvernehmliche Lösung zu finden.

Der Beschluss des BVerfG bedeutet eine erhebliche Stärkung der Tarifautonomie. Es handelt sich um eine richtungsweisende Entscheidung für zukünftige Tarifverhandlungen. Tarifvertragsparteien haben bei der Ausgestaltung von Zuschlagsregelungen einen weiten, aber nicht grenzenlosen Spielraum.

Für Arbeitgeber bedeutet dies eine gestärkte Rechtssicherheit bei der Umsetzung tarifvertraglicher Regelungen. Dies gibt Unternehmen mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Arbeitszeitmodellen und der Steuerung von Mehrkosten. Gleichwohl zeigt der Beschluss, dass die Willkürkontrolle eine kritische Prüfungsgrenze bleibt. Offensichtlich ungerechtfertigte oder diskriminierende Regelungen würden weiterhin beanstandet. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass tarifliche Differenzierungen stets durch objektive und plausible Gründe getragen werden.

Roman Braun

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1.6 Konzernweiter Fragebogen zur Ermittlung von Interessenkonflikten

Bei der Einführung eines konzernweiten Fragebogens kann der Gesamtbetriebsrat nicht die Einsetzung einer Einigungsstelle hinsichtlich Inhalt und Nutzung des Compliance-Fragebogens durchsetzen. Bei solchen unternehmensübergreifenden Maßnahmen liegt die Kompetenz beim Konzernbetriebsrat. Dies entschied das LAG Köln am 28.01.2025 (Az. 9 TaBV 89/24).

Im vorliegenden Fall hat die Arbeitgeberin einen Fragebogen zur Ermittlung von Interessenkonflikten im Rahmen einer von der Konzernleitung vorgegebenen Compliance-Maßnahme implementiert. Der Gesamtbetriebsrat sah in dieser autonomen Umsetzung eine Verletzung seines Mitbestimmungsrechts nach § 94 Abs. 1 BetrVG und beantragte die gerichtliche Einsetzung einer Einigungsstelle zwecks Abschlusses einer Gesamtbetriebsvereinbarung über den Inhalt und die Nutzung des Fragenbogens. Das Arbeitsgericht Köln wies den Antrag zurück und das LAG Köln bestätigte die erstinstanzliche Entscheidung unter Zurückweisung der Beschwerde des Gesamtbetriebsrats. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates erstrecke sich auf jegliche Belange, die mehrere Konzernunternehmen betreffen und gleichzeitig die Notwendigkeit einer betriebsübergreifenden Regelung begründen. Mithin lege die Einführung der Compliance-Maßnahme auf Konzernebene bereits die Regelungsebene für ihre Ausgestaltung und Nutzung fest.

Die Entscheidung des LAG Köln ist konsequent und klärt den Kompetenzkonflikt zwischen Gesamtbetriebsrat und Konzernbetriebsrat zutreffend. Die Bestätigung der Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates unterstützt effiziente und zentralisierte Entscheidungsfindungen auf Konzernebene und damit einhergehend ein einheitliches Vorgehen wie hier bei der konzerneinheitlichen Compliance-Maßnahme zur Ermittlung von Interessenkonflikten. Zudem stärkt sie die Stellung des Konzernbetriebsrates und ist damit gleichzeitig ressourcenschonend, da nicht mit verschiedenen Betriebsräten lokal bzw. auf Unternehmensebene verhandelt werden muss. Vielmehr ist eine eigenständige Regelung auf Unternehmensebene in einem solchen Fall subjektiv unmöglich, da der Arbeitgeber an die konzernweite Anweisung gebunden ist.

Konkret hat die Entscheidung zur Folge, dass es ausreichend ist, den Konzernbetriebsrat ordnungsgemäß zu beteiligen, sofern eine unternehmensübergreifende und einheitliche Maßnahme durch die Konzernleitung eingeführt wird. Wichtig für diese Annahme ist jedoch, dass die genaue Ausgestaltung durch die Konzernleitung selbst erfolgt und es sich damit nur noch um eine reine Umsetzung der Regelung handelt, bei der den Unternehmen keine weitere individuelle Ausgestaltungsmöglichkeit zukommt. Umsetzungsakte, wie die Übersetzung in die Landessprache bei internationalen Konzernen, sind für die Einordnung der Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates dagegen unschädlich.. 

Isabel Hexel

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1.7 Digitale Entgeltabrechnung – Bundesarbeitsgericht schafft Klarheit

Arbeitgeber dürfen Entgeltabrechnungen in Zukunft ausschließlich als elektronische Dokumente zum Abruf in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stellen, um ihrer Verpflichtung aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO nachzukommen - dies entschied das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24).

Der Arbeitgeber führte eine elektronische Bereitstellung der Entgeltabrechnung ein. Dagegen wandte sich die Klägerin und verlangte weiterhin die Bereitstellung in Papierform. Das LAG Niedersachsen gab der Klage statt und nahm an, dass die Abrechnung nicht ordnungsgemäß erteilt worden sei. Dem widersprach das BAG im Rahmen der Revision und verwies die Sache an das LAG mit der Begründung zurück, die vorgeschriebene Textform des § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO sei auch durch die Einstellung in das digitale Mitarbeiterpostfach gewahrt. Zudem sei der Anspruch des Arbeitnehmers auf die Entgeltabrechnung eine sog. Holschuld und die Erfüllung auch ohne Verantwortlichkeit für den Zugang möglich, soweit die Interessen der Beschäftigten berücksichtigt werden.

Die Entscheidung des BAG schafft Klarheit und fördert die weitere Digitalisierung der Unternehmen. Um diese umzusetzen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen der Pflicht zur Entgeltabrechnung in Textform aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO zu erfüllen, sollten Unternehmen die folgenden Aspekte beachten:

• Implementierung eines digitalen Postfachs: Arbeitgeber sollten eine sichere und datenschutzkonforme digitale Plattform zur Bereitstellung eines passwortgeschützten Mitarbeiterpostfachs wählen. Sofern erforderlich, kann den Beschäftigten durch Schulungen oder Workshops der Zugang erleichtert werden. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch die Erläuterung der Vorteile des digitalen Postfachs, um die Akzeptanz der neuen Technologie bei den Mitarbeitern zu erhöhen.
• Zugriffsmöglichkeit für alle Beschäftigten: Im Falle einer fehlenden privaten Zugangsmöglichkeit zum Portal ist innerhalb des Betriebs die Bereitstellung eines solchen Zugangs für die Mitarbeiter sicherzustellen. Nur so wird die Berücksichtigung der Interessen aller Beschäftigten gewährleistet.
• Dokumentation: Empfehlenswert ist, Nachweise über die Bereitstellung des Zugangs zum Portal zu führen, um die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO im Streitfall beweisen zu können.
• Beachtung von Betriebsvereinbarungen: Bei der Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs müssen eventuell bestehende Betriebsvereinbarungen und das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bzgl. der Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden. Insoweit hat das BAG in dem entschiedenen Fall die Frage, ob der Konzernbetriebsrat oder der örtliche Betriebsrat zuständig ist, offengelassen. Es bleibt abzuwarten, inwieweit das LAG im Rahmen der anstehenden Entscheidung hierzu Stellung bezieht.

Die Entscheidung des BAG ist zu begrüßen und gibt Arbeitgebern, die ihre (Digitalisierungs-)Prozesse bereits umgestellt haben, Rechtssicherheit. Durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands und die (auch damit) einhergehenden Kosteneinsparungen ist eine großflächigere Umstellung bei den Unternehmen zu erwarten.

Lisa Striegler

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2. HR neu denken! – Stolperfalle Kündigungszugang

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses stellt Arbeitgeber regelmäßig vor rechtliche Herausforderungen. Neben den inhaltlichen Voraussetzungen einer Kündigung müssen auch die formellen Anforderungen eingehalten werden, da Fehler insbesondere bei langen Kündigungsfristen (z. B. zum Quartalsende, Jahresende) zu erheblichen Mehrkosten führen können. Insbesondere ist ein rechtssicherer Zugang des Kündigungsschreibens erforderlich, da eine nicht nachweisbare oder fehlerhafte Zustellung zur Unwirksamkeit der Kündigung führen kann. Arbeitgeber sollten daher genau wissen, welche Zustellungsart am sichersten ist.

Probleme der Zustellung per Post

Die postalische Zustellung einer Kündigung birgt erhebliche Beweisprobleme. Nicht selten berufen sich Arbeitnehmer im Prozess darauf, dass das zugegangene Schreiben einen anderen Inhalt gehabt habe. Arbeitgeber müssen sodann im Streitfall belegen, dass der versandte Brief tatsächlich das Kündigungsschreiben enthielt, wobei ein entsprechender Nachweis regelmäßig schwierig ist.

Daneben führt die Zustellung per Post zu weiteren Schwierigkeiten:

• Erfolgt die Zustellung per einfachem Brief, lässt sich in der Regel nicht nachweisen, ob der Arbeitnehmer das Schreiben tatsächlich erhalten hat. Einfache Briefe müssen zudem nach Änderung des Postgesetzes nunmehr lediglich innerhalb von drei statt bisher zwei Tagen beim Empfänger ankommen, sodass insbesondere der einfache Brief bei Kündigungen kurz vor Monatsende aufgrund längerer Brieflaufzeiten nicht zu empfehlen ist.
• Versendet der Arbeitgeber die Kündigung per Einschreiben mit Rückschein, gilt das Schreiben erst mit Abholung durch den Arbeitnehmer bei der Poststelle als zugestellt. Hierdurch kann der Arbeitnehmer den Zugang des Schreibens verzögern. Dies kann insbesondere im Hinblick auf Kündigungsfristen gravierende Folgen haben.
• Ein Einwurfeinschreiben gilt hingegen als zugestellt, sobald der Briefträger das Schreiben in den Briefkasten des Arbeitnehmers einwirft. Allerdings kann der Arbeitnehmer auch hier im Streitfall behaupten, dass der Umschlag keinen Kündigungsbrief enthielt. Denn der vom Postmitarbeiter ausgestellte Zustellungsbeleg dient lediglich als Beweis, dass ein Brief zugestellt wurde, nicht aber als Beweis des Inhalts des Kündigungsschreibens. Zudem setzt der sog. Anscheinsbeweis, dass das Einlegen des Kündigungsschreibens in den Hausbriefkasten zu üblichen Postzustellzeiten erfolgt ist, voraus, dass im Streitfall nicht nur der Einlieferungsbeleg, sondern auch die Reproduktion des unterzeichneten Auslieferungsbelegs vorgelegt werden kann. Dieser steht aber regelmäßig nur für 15 Monate zum Abruf zur Verfügung und wird regelmäßig nicht abgerufen.

Sichere Kündigungszustellung

Um eine rechtssichere Zustellung des Kündigungsschreibens zu gewährleisten, bieten sich daher folgende Methoden an:

1. Persönliche Übergabe

Die sicherste Methode besteht in der direkten Übergabe des Kündigungsschreibens an den Arbeitnehmer. Um den Zugang später belegen zu können, sollte die Übergabe im Beisein eines Zeugen erfolgen, der den Erhalt bestätigen kann.

2. Zustellung durch Boten oder einen hierzu berechtigten Mitarbeiter 

Sollte eine persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens nicht möglich sein, sollte die Zustellung durch einen Boten, bei kurzen Wegen ggf. auch von einem hierzu berechtigten Mitarbeiter erfolgen. Dabei ist es ratsam, dass der Bote bzw. ein hierzu berechtigter Mitarbeiter bereits vor dem Verschließen des Umschlags Kenntnis vom Inhalt des Schreibens erhält. Bei Zustellung in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers sollte der Bote den Einwurf des Schreibens dokumentieren, z. B. durch ein schriftliches Zustellungsprotokoll und idealerweise durch ein Foto oder Video des Einwurfs. In einem möglichen Gerichtsverfahren können der Bote bzw. der hierzu berechtigte Mitarbeiter als Zeuge für den Zugang benannt werden. Dabei ist zu raten, die Zustellung, wenn möglich, nicht bereits am letzten Werktag eines Monats und bestmöglich zu Beginn des Tages vorzunehmen.

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