Arbeitsrecht08.03.2021Köln Newsletter

Bürokonzepte der Zukunft: Was kommt nach Home-Office und flexiblem Arbeiten?

Innovative Bürokonzepte wie Desk Sharing und Open Work Spaces sind neben zunehmender Akzeptanz von Home-Office und flexiblem Arbeiten in immer mehr Unternehmen zu finden. Solche Bürokonzepte sind Teil des New Work-Verständnisses. Hierdurch wird u. a. die Interaktion der Beschäftigten gefördert.

Zwar werden innovativen Bürokonzepten in erster Linie mit Start-ups und kreative Branchen in Verbindung gebracht. Doch gerade jetzt entdecken immer mehr Arbeitgeber die Vorteile, insbesondere im Mittelstand. Auch Co-Working Spaces, bei denen bspw. Freiberufler und Unternehmen in offenen Räumen arbeiten, erfreuen sich immer größerer Beliebtheit.

Worauf es bei der Einführung neuer Bürokonzepte arbeits- und immobilienrechtlich zu achten gilt, erklären unsere Arbeitsrechtlerinnen Alexandra Groth, Annabelle Marceau und unsere Immobilienrechtlerin Dr. Stefanie Minzenmay.

Individualarbeitsrechtliche Aspekte berücksichtigen

Ob und inwiefern neue Bürokonzepte im Betrieb eingeführt werden, entscheidet grundsätzlich der Arbeitgeber. Sofern und soweit damit kein Ortswechsel mit einer größeren Entfernung verbunden ist, kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen des Direktionsrechts einen neuen räumlichen Arbeitsbereich zuweisen.

Bei Bürokonzepten wie Desk Sharing und Open Work Space-Arbeitsplätzen treffen den Arbeitgeber darüber hinaus besondere Arbeitsschutzpflichten: Nicht nur in Pandemiezeiten haben Unternehmen hierbei verstärkt auf die Einhaltung von Hygienestandards zu achten (siehe hierzu auch „Arbeitsschutz – „SARS-Cov2-Arbeitsschutzstandard“ und „Verschärfung der Corona-Schutz-Regeln am Arbeitsplatz – ist Home-Office nun Pflicht?“).

Auch haben Arbeitgeber Anforderungen im Hinblick auf IT-Sicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für stationäre Arbeitsplätze, die von mehreren Arbeitnehmern genutzt werden können. Unternehmensrichtlinien wie z. B. Clean Desk Policy können hier für einheitliche Vorgaben sorgen.

Besonderheit Co-Working Space

Co-Working Spaces zeichnen sich dadurch aus, dass verschiedene Berufsgruppen in der Regel zeitlich befristet gemeinsam Arbeitsplätze und Infrastruktur nutzen. Insbesondere, wenn Beschäftige verschiedener Arbeitgeber in Co-Working Spaces gemeinschaftlich auf einer Arbeitsfläche tätig sind, sollten jedoch folgende Schwerpunktthemen beachtet werden: Wichtig ist die Einhaltung des Datenschutzes und der IT-Sicherheit durch die Einführung und Umsetzung klarer Vorgaben. Bei gemeinschaftlich genutzten Räumen droht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände gelangen. Weiterhin ist der Arbeitsschutz zu beachten: Während das Unternehmen bei eigenen Räumlichkeiten hier die Entscheidungshoheit hat, ist bei Co-Working Spaces insbesondere auch Wert auf die Vermieterpflicht zu legen. Es muss bspw. geregelt sein, dass der Vermieter den Arbeitgeber bei Gefährdungsbeurteilungen unterstützt.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht liegt zudem die Thematik des sog. Gemeinschaftsbetriebs (vgl. § 1 Abs. 2 BetrVG) auf der Hand. Wenn die Annahme getroffen wird, dass verschiedene Arbeitgeber strukturell zusammenarbeiten und unter einer einheitlichen Führung stehen, ist dieses ein echtes Risiko. Da die Rechtsprechung in der Vergangenheit stillschweigende Führungsvereinbarungen anerkannt hat, muss nicht mal eine schriftliche Vereinbarung über den Gemeinschaftsbetrieb vorliegen. Dies führt im Wesentlichen dazu, dass ein gebildeter Betriebsrat für die Beschäftigten aller Arbeitgeber zuständig ist. Hier gibt es diverse Ansätze die Entstehung eines solchen Gemeinschaftsbetriebes zu vermeiden: z. B. klare Trennung der Arbeitsbereiche sowie der genutzten Arbeitsmittel. Dieses allerdings scheint dem Grundkonzept des Co-Working Space zu widersprechen, so dass auf andere Ansätze der Schwerpunkt gelegt werden muss.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Bei der Einführung neuer Bürokonzepte ist ein bestehender Betriebsrat grundsätzlich zu beteiligen. So hat der Betriebsrat nicht nur Unterrichtungs- und Beratungsrechte. Vielmehr ist die zwingende Mitbestimmung des Betriebsrats in der Regel eröffnet, da die Einführung neuer Bürokonzepte das Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer tangiert. Darüber hinaus erfordert die Veränderung von Arbeitsplätzen die Durchführung einer neuen Gefährdungsbeurteilung, in dessen Rahmen der Betriebsrat ebenfalls zu beteiligen ist.

Werden neue Büroflächen an einem anderen Ort aufgrund der Entscheidung für alternative Bürokonzepte angemietet und kommt es zu einem Standortwechsel, liegt unter Umständen eine beteiligungspflichtige Betriebsänderung vor, in deren Rahmen ein Interessenausgleich und ggf. ein Sozialplan mit dem Betriebsrat verhandelt werden muss. Die Einführung von Desk-Sharing oder Open Work Space-Flächen sind zudem grundlegend neue Arbeitsmethoden, die ebenso eine interessenausgleichspflichtige Maßnahme darstellen können. Dies gilt im Übrigen auch für bauliche Umbaumaßnahmen am bisherigen Betriebsstandort. Durch den Mitbestimmungsprozess verursachte zeitliche Verzögerungen sollten bei Planungen entsprechend einkalkuliert werden.

Veränderungen am Mietgegenstand

Veränderte Arbeitswelten bedingen möglicherweise bauliche Veränderungen an der Mietsache. Sollen Open Work Spaces errichtet werden, wo sich vorher Einzelbüros befanden, so gebietet sich ein Blick in den Mietvertrag. Bauliche Veränderungen bedürfen zumeist der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Vermieters. Bei Einholung dieser Zustimmung sollten Themen des Rückbaus am Ende der Mietzeit mit bedacht und ggf. in Form eines Nachtrages zum Mietvertrag mitgeregelt werden. Rein mündliche Absprachen zu Veränderungen der Mietsache sollten hingegen vermieden werden. Bei Mietverträgen, die für länger als ein Jahr geschlossen werden, führt eine Verletzung der gesetzlich vorgesehenen Schriftform zu einer vorzeitigen Kündbarkeit des Mietvertrages.

Auch die mit einer Veränderung der Mietsache einhergehenden öffentlich-rechtlichen Themen einer baulichen Veränderung bedürfen einer Klärung, insbesondere, welche Partei eventuell erforderliche behördliche Genehmigungen auf wessen Kosten einzuholen hat. Veränderte Grundrisse können genehmigungspflichtig sein, weil sie die Statik und den Brandschutz tangieren, etwa durch eine veränderte Fluchtwegesituation.

Machen die veränderten Nutzungskonzepte eine andere und möglicherweise längerfristige Anmietung der Mietsache interessant, könnte im Zuge einer Verlängerung des Mietvertrages auch für den Vermieter eine Beteiligung an den Umbaukosten attraktiv sein.

Reduzierung von Mietflächen

Sollte eine fortschreitende Digitalisierung Home-Office-Konzepte weiter beflügeln oder ein Desk-Sharing dazu führen, dass sich der Flächenbedarf für Arbeitnehmer deutlich verringert, stellt sich die Frage, wie ein Bestandsmietvertrag diesen Bedürfnissen angepasst werden kann. Einvernehmliche Lösungen mit dem Vermieter sind stets möglich, für den Vermieter aber nur dann von Interesse, wenn er einen wirtschaftlichen Ausgleich erhält. Dies kann das Stellen eines Nachmieters für die freigewordene Fläche oder eine Abstandszahlung sein. Eine Alternative kann eine (Teil-) Untervermietung darstellen. Sofern nicht schon vertraglich ermöglicht, bedarf eine Untervermietung der Erlaubnis des Vermieters. Verweigert der Vermieter diese Erlaubnis ohne dass ein wichtiger Grund in der Person des Untermieters vorliegt, so kann der Mieter das Mietverhältnis in Gänze kündigen. Eine solche Kündigung ist nur dann nicht möglich, wenn dieses gesetzliche Kündigungsrecht im Mietvertrag ausdrücklich ausgeschlossen wurde.

Überlegungen bei Neuanmietungen

Bei Neuanmietungen sollte der Nutzungszweck im Mietvertrag weit und flexibel gefasst werden. Auch von vornherein erlaubte Untervermietungsoptionen können mit dem Vermieter abgestimmt und bereits im Mietvertrag geregelt werden.

Zur Sicherung einer zukünftigen Multifunktionalität der Mieträumlichkeiten können zugunsten des Mieters bereits bestimmte Umbaumaßnahmen (Single Office Strukturen/Co-Working Areas) im Mietvertrag erlaubt werden und bei einer „Vermietung vom Reißbrett“ bereits bautechnisch vorgesehen werden. Hat der Mieter eine gute Verhandlungsposition, kann er sich Sonderkündigungsrechte einräumen lassen, sowohl zur Verkürzung der Mietzeit aber auch für Teilflächen der Mietsache. Umgekehrt sind natürlich auch Optionen auf Erweiterungsflächen denkbar.

Die Einführung neuer, innovativer Bürokonzepte bietet weitreichende Vorteile für Unternehmen: Neben Kostensenkungen, Flexibilität für Arbeitnehmer und Freelancer führen offene oder geteilte Büroflächen zur Förderung von Austausch und des sozialen Miteinanders. Die Einführung entsprechend neuer und flexibler Arbeitsplätze erfordert von den Unternehmen zunächst aber ein gewisses Investment. Neben baulichen Änderungen und Anpassungen des Mietvertrages sind ebenfalls Arbeitnehmervertretungen auf kollektivrechtlicher Ebene zu beteiligen und Arbeitnehmern neue Arbeitsplätze individualrechtlich zuzuweisen. Gerne beraten Sie unsere Experten individuell bei der Planung und Einführung neuer Bürokonzepte.

Zurück zur Übersicht

Dr. Stefanie Minzenmay

Dr. Stefanie Minzenmay

PartnerinRechtsanwältin

Konrad-Adenauer-Ufer 23
50668 Köln
T +49 221 2091 331
F +49 221 2091 333

E-Mail

Alexandra Groth

Alexandra Groth

Junior-PartnerinRechtsanwältin

Konrad-Adenauer-Ufer 23
50668 Köln
T +49 221 2091 341
F +49 221 2091 333

E-Mail

Annabelle Marceau

Annabelle Marceau

Junior-PartnerinRechtsanwältin

Konrad-Adenauer-Ufer 23
50668 Köln
T +49 221 2091 347
F +49 221 2091 333

E-Mail