13.06.2022 Newsletter

Immer wieder aktuell: Schriftformerfordernisse im Arbeitsrecht und Möglichkeiten der elektronischen Form

Im Zuge der Corona-Pandemie und der damit verbundenen zunehmenden Digitalisierung von Arbeitsprozessen stellt sich vor allem in Personalangelegenheiten häufig die Frage, welche arbeitsrechtlichen Rechtsgeschäfte überhaupt noch zwingend schriftlich erfolgen müssen und ob nicht beispielsweise ein kurzer E-Mail-Wechsel ausreicht, um bestimmte Vorgänge schnell und einfach abzuwickeln. 
Der nachfolgende Beitrag fasst zunächst die rechtliche Ausgangslage für die in Deutschland geltende Rechtslage zusammen. Im Anschluss werden die typischen Rechtsgeschäfte im Arbeitsrecht und deren Formerfordernisse in einer tabellarischen Übersicht dargestellt.  

Schriftform oder formlos? 

Maßgeblich für die Rechtsfragen der Form sind die §§ 125 ff. BGB. Nach § 125 S. 1 BGB ist ein Rechtsgeschäft, welches nicht die durch Gesetz oder Rechtsgeschäft (bspw. Vertrag) vorgeschriebene Form erfüllt, nichtig. Ist die Schriftform vorgeschrieben, so bestimmt § 126 Abs. 1 BGB, dass die Vertragsurkunde eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein muss. Alternativ kann nach § 126 Abs. 2 S. 2 BGB bei einem Vertrag auch nur die jeweils für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet werden.

Also: Ist keine gesetzliche Form für das Rechtsgeschäft vorgeschrieben, kann dieses formlos, also auch (einfach) elektronisch erfolgen. Ist die Schriftform vorgeschrieben, bedarf das Rechtsgeschäft grundsätzlich einer eigenhändigen Unterschrift. Eine eingescannte Unterschrift wäre dann beispielsweise nicht zulässig. 

Die elektronische Form 

Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nicht ausdrücklich etwas Anderes ergibt, § 126 Abs. 3 BGB. Um die schriftliche Form durch die elektronische Form zu ersetzen, muss der Aussteller der Erklärung das Dokument gem. § 126a Abs. 1 BGB mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einem Vertrag müssen die Parteien nach § 126a Abs. 3 BGB jeweils ein gleichlautendes Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Nach herrschender Meinung genügt es hier jedoch auch, dass dieselbe Datei von den Parteien nacheinander qualifiziert elektronisch signiert wird. Die elektronische Form darf nicht ausdrücklich ausgeschlossen sein, wie beispielsweise bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen (§ 623 Hs. 2 BGB) sowie bei Arbeitszeugnissen (§ 109 Abs. 3 GewO). 

Es ist daher stets im Einzelfall zu prüfen, ob die elektronische Form zulässig und ob eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur muss nach der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (sog. eIDAS-VO) besonders strenge technische Voraussetzungen erfüllen. Die eIDAS-VO unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Doch allein die qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO) ersetzt die Schriftform nach § 126 BGB.

Nach Art. 30 eIDAS-VO wird die Konformität qualifizierter elektronischer Signaturerstellungseinheiten mit den Anforderungen der Verordnung von geeigneten, von den Mitgliedstaaten benannten öffentlichen oder privaten Stellen zertifiziert. In der Bundesrepublik Deutschland ist die Prüfung privater Anbieter nach § 17 Vertrauensdienstleistungsgesetz (VDG) der Bundesnetzagentur übertragen. Ohne die erforderliche Zertifizierung liegt eine qualifizierte elektronische Signatur nicht vor. Über die Homepage der Bundesnetzagentur lässt sich eine Auflistung von entsprechenden Anbietern aufrufen. 

Übersicht zu einzelnen Rechtsgeschäften und etwaigen Schriftformerfordernissen (Stand: 9.5.2022)

Rechtsgeschäft

Schriftform

Elektronische Form

Textform

Arbeitsvertrag (einschließlich Änderungsvertrag)

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Arbeitszeitverringerung (§ 8 Abs. 1 S. 1 TzBfG)

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Arbeitszeugnis

 

Erforderlich

Nicht zulässig

Nicht zulässig

Aufhebungsvertrag

 

 

Zwingend erforderlich nach § 623 BGB

Nicht zulässig 

Nicht zulässig 

Ausbildungszeugnis

 

Zwingend erforderlich nach § 16 Abs. 1 S. 2 u. 3 BBiG

Nicht zulässig

Nicht zulässig

Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig nach § 10 Abs. 2 S. EntgTranspG

Befristungsabrede

 

 

Erforderlich nach § 14 Abs. 4 TzBfG

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur erforderlich

Nicht zulässig 

Betriebsratsanhörung (Kündigung) gem. § 102 BetrVG

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Betriebsvereinbarung

 

 

Erforderlich nach § 77 Abs. 2 S. 1 BetrVG

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur nach § 77 Abs. 2 S. 3 BetrVG erforderlich

Nicht zulässig

Elternzeitbegehren

Erforderlich nach § 16 Abs. 1 S. 1 BEEG

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur erforderlich

 

Nicht zulässig

Entschädigung und Schadenersatz nach dem AGG

Nach dem Wortlaut des § 15 Abs. 4 S. 1 AGG erforderlich

 

Zulässig

Zulässig

Kündigung

 

 

Zwingend erforderlich nach § 623 BGB

Nicht zulässig

Nicht zulässig

Pflegezeitverlangen nach dem Pflegezeitgesetz

 

Erforderlich nach § 3 Abs. 3 S. 1 und Abs. 4 PfegeZG

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur erforderlich

Nicht zulässig

Regelungsabrede mit dem Betriebsrat

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Unterrichtung des Betriebsrats bei Mitbestimmung nach § 99 BetrVG

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Vorläufige personelle Maßnahme nach § 100 BetrVG

 

Nicht erforderlich

Zulässig

Zulässig

Weiterbeschäftigungsanspruch eines Auszubildenden der Jugend- und Auszubildendenvertretung

 

Erforderlich nach § 78a Abs. 2 S. 1 BetrVG

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur erforderlich

Nicht zulässig

Ablehnung Weiterbeschäftigung eines Auszubildenden der Jugend- und Auszubildendenvertretung

 

Erforderlich nach § 78a Abs. 1 BetrVG

Dürfte zulässig sein, da nicht ausdrücklich ausgeschlossen

Nach dem Wortlaut nicht zulässig

Wettbewerbsverbot (nachvertraglich)

Erforderlich nach § 74 Abs. 1 HGB

Zulässig; aber qualifizierte elektronische Signatur erforderlich

Nicht zulässig

Hinweis

Änderungen der gesetzlichen Formvorschriften, sei es durch Änderungen der gesetzlichen Vorschriften oder der Rechtsprechung, sind grundsätzlich möglich. Die aktuelle Rechtslage sollte daher, insbesondere bei wichtigen Rechtsgeschäften, im Auge behalten werden.

Bei Arbeitsverträgen sollte zudem Folgendes beachtet werden: Auch, wenn ein Arbeitsvertrag nicht der Schriftform bedarf, kann für einzelne Klauseln, wie beispielsweise einer Befristungsabrede, etwas anderes gelten.

Ihr Ansprechpartner zum Thema: Daniel Gorks, [email protected], +49 221 2091-354

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